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Las Plantillas de Microsoft Word
Plantillas son documentos
modelo con la extensión .dot, que definen la
configuración que tendrá un documento final. Entre
las características que se pueden definir están
Formato de página, Fuente, Párrafo, Elementos de
Autotexto
(1), Texto, Imágenes, Macros, Asignación
de teclas y de menús, Barra de herramientas, etc.
Cada documento de Word se
basa en una Plantilla.
La utilidad de usar Plantillas es que se pueden
redactar muchos documentos partiendo de una
estructura base. Word proporciona una serie de
Modelos de Plantillas de uso general, cartas y
faxes, informes, memorandos, etc. Por ejemplo,
para mandar faxes, el documento contendrá fecha,
remitente, destinatario, dirección, asunto, etc.,
la diferencia entre dos faxes serán los valores
pero no el tipo de datos. Encontramos dos tipos de
Plantillas, las globales y las de documento.
Las Plantillas globales contienen valores
disponibles en todos los documentos, inclusive en
los que no están basados en esas plantillas. Para
cargar / descargar una Plantilla global: ir al
menú Herramientas / Plantillas y
complementos y Agregar / Quitar la que
corresponda. Las Plantillas globales están
disponibles desde el momento que se cargan y hasta
que se descargan o se cierra la sesión de Word.
La Plantilla Normal es una
Plantilla global y es la predeterminada de Word,
cada vez que se define un nuevo documento si no se
selecciona otra Plantilla, Word asigna la Normal.
Las Plantillas de documento
definen valores disponibles únicamente en
documentos basados en esa Plantilla. Word provee
una serie de Plantillas de documento.
Para asignar
una Plantilla de documento distinta de la Normal
desplegar el menú Archivo / Nuevo (el método
abreviado Control+U, o el click en el icono de
Documento Nuevo no habilitan las Plantillas) y
seleccionar la que corresponda.
Las Plantillas Base pueden
ser modificadas o crear nuevas de acuerdo a las
necesidades del usuario.
Hay que tomar precauciones
al utilizar Plantillas con Macros
(2), porque
pueden almacenar virus. Para minimizar este tipo
de problemas se aconseja utilizar antivirus
actualizados, Activar Control de Seguridad Alto
(Herramientas / Macros / Seguridad).
Cuando se crean Plantillas
Nuevas, Word las guarda en la carpeta Plantillas
Personales (Herramientas / Opciones / Ubicación de
archivos). Cualquier archivo .doc que se guarde en
la Carpeta Plantillas pasará a utilizarse como
Plantilla.
Visitando el sitio de
Microsoft Office Online se pueden obtener más
Plantillas, las que se pueden descargar
gratuitamente.
(1)
‘Lugar de
almacenamiento para texto o gráficos que vaya a
utilizar en repetidas ocasiones.’ Manual de Ayuda
de Microsoft Word.
(2) ‘serie de comandos e
instrucciones de Word que se agrupan en un solo
comando de forma que la tarea pueda realizarse
automáticamente.’ Manual de Ayuda de Microsoft
Word.
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Ortografía y
Gramática
Word puede hacer una corrección tanto a nivel
ortográfico como gramatical. También podemos hacer
que ésta revisión se realice a la vez que estamos
introduciendo el texto.
Normalmente Word nos subraya los errores con una
línea ondulada de color verde, si el error es
gramatical, o rojo, si el error es ortográfico.
Desde la palabra con error, y haciendo clic con el
botón secundario del mouse, podemos elegir entre
las distintas opciones de modificarlo.
Omitir: Si pulsamos este botón Word pasará
por alto este error y lo dejará tal cual.
Omitir todas: Pulsaremos este botón en el
momento que sepamos que un posible error aparece
varias veces durante nuestro documento y no
deseamos que Word se pare cada vez que encuentra
este error.
Agregar: Este botón lo pulsaremos en el
momento que deseamos añadir la palabra incorrecta
en nuestro diccionario personalizado.
Cambiar: Si nosotros al ver un error lo
queremos cambiar por una de las palabras que nos
sugiere Word lo único que tenemos que hacer es
seleccionar dicha palabra de la lista de
sugerencias y pulsar el botón Cambiar.
Automáticamente Word nos reemplazará el error.
Cambiar todas: Si pulsamos este botón, Word
nos cambiará todas las palabras que sean iguales
que el error actual por la palabra sugerida que
nosotros hemos seleccionado.
No se encontró: Aquí nos aparecerá la
palabra que Word considera incorrecta.
Sugerencias: esto es una lista de las
palabras que Word nos sugiere para reemplazar el
posible error.
Autocorrección: Word nos añadirá la palabra
errónea junto con la corrección seleccionada a la
lista de autocorrección de Word para que así este
la reemplace justo en el momento en el que
cometemos el error.
Opciones: Pulsando este botón abrimos el
cuadro de diálogo Ortografía y gramática que hemos
comentado anteriormente.
Deshacer: Si pulsamos este botón Word nos
deshará la última corrección que hemos realizado.
Cerrar: Saldremos de la corrección de
ortografía.
Revisar gramática: Si tenemos esta opción
activada, Word nos revisará la gramática junto con
la ortografía.
Opciones de Corrección
Para ver las opciones de las que disponemos para
configurar nuestra revisión del documento, debemos
acceder a la ventana de diálogo Opciones y dentro
de ella acceder a la ficha Ortografía y gramática
que son las dos opciones de esta ventana de
diálogo.
Corregir Ortografía
 Revisar
ortografía mientras se escribe: Con esta opción
activada Word nos marcará en pantalla aquellas
palabras que considere que están mal escritas,
mientras nosotros estamos editando el texto. Los
errores ortográficos aparecerán marcados de la
siguiente forma: ortografía.
En este tipo de menú contextual, normalmente Word
nos informa que hay algún tipo de error. Nosotros
podemos: Omitir la oración, corregir el error
modificando directamente el texto o agregar el
término al diccionario.
Ocultar errores de ortografía en este documento:
Si nosotros tenemos activada la opción anterior
puede ser que tengamos muchas marcas de errores
ortográficos en
pantalla y nos molesten. Al activar esta opción
todas las marcas de errores ortográficos
desaparecen hasta que quitemos esta opción o
realicemos una nueva revisión ortográfica.
Sugerir siempre: Cuando tenemos esta opción
activada en el momento de realizar la corrección
ortográfica Word nos ofrecerá un listado de las
palabras por las cuales podemos reemplazar nuestro
error. Estas sugerencias se hacen sobre todo por
similitud de escritura, con lo que la sugerencia,
en según que casos, puede no ser muy acertada.
Sólo diccionario principal: En el momento en el
que Word nos sugiere una palabra para reemplazar
nuestro error está utilizando un diccionario de
palabras. A este diccionario vamos a llamarle
diccionario principal.
En muchas ocasiones nosotros podemos escribir una
palabra que está bien escrita, pero que Word no
conoce por lo que nos la marcará como errónea.
Para que Word no tome esta palabra como incorrecta
de aquí en un futuro, podemos añadirla a un
diccionario nuevo al que llamaremos diccionario
personalizado (agregar menú del botón secundario
de mouse)
Si marcamos la opción sólo diccionario principal
las sugerencias a los posibles errores
ortográficos sólo los hará del diccionario
principal sin mirar las posibles palabras que
tengamos en el diccionario personalizado.
Omitir palabras en MAYÚSCULAS: Con esta opción
activada la ortografía no se realizará sobre
aquellas palabras escritas en mayúsculas.
Omitir palabras con números: Si activamos esta
opción Word no considerará como erróneas aquellas
palabras que contengan números en su interior.
Esta opción es ideal para documentos en los que
utilizamos códigos de artículos, formulas químicas
o matemáticas, etc.
Omitir archivos o direcciones de Internet: Al
activar esta opción Word no considerará como
erróneas aquellas palabras que representen
direcciones de correo o posibles direcciones de
Internet. Por ejemplo: gaby@serrat.tk
Corregir Gramática
Se debe seleccionar la opción del cuadro de
diálogo Ortografía y gramática: Revisar gramática
con ortografía.
Si Word encuentra algún tipo de error gramatical
en el texto al revisar la ortografía nos lo hará
saber con un cuadro de diálogo parecido al que
aparecía en el momento de realizar la corrección
ortográfica, pero con la diferencia de que no
podemos agregar los errores gramaticales como
hacíamos con los errores ortográficos.
Revisar gramática mientras se escribe: Según las
marcas que se hayan puesto en la ventana
Personalizar las opciones, Word realizará una
corrección más o menos exhaustiva de nuestro
documento.
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La
Protección de Documentos
Se utiliza para limitar o restringir el acceso a
un documento a fin de protegerlo contra cambios no
autorizados, o para, directamente, impedir el
acceso a el mismo.
Proteger documentos desde el menú herramientas:
Proteger
documento excepto para:
Cambios realizados: Permite a los revisores
cambiar un documento, pero resalta todos los
cambios realizados de forma que el autor pueda
tener un control de los mismos. Comentarios: Permite
que los revisores inserten comentarios pero no que
cambien el contenido del documento.
Formularios: Evita que usuarios no
autorizados puedan escribir información en áreas
de un formulario distintas de las designadas, se
puede establecer una contraseña para cambiar el
contenido del formulario.
Proteger documentos desde el menú Archivo:
Con esta opción el visitante no podrá abrir el
documento, para esto hay que establecer una
contraseña, desde el menú Archivo, en la opción
Guardar como.
En el menú Herramientas del cuadro de diálogo
Guardar como, se debe hacer clic en
Opciones generales, Se escribe una contraseña en
el cuadro Contraseña , y a continuación, se hace
clic en Aceptar.
Se escriba de nuevo la contraseña en el cuadro
Vuelva a escribir la contraseña y luego
guardarlo, naturalmente, al momento de abrirlo
debemos desprotegerlo para poder modificarlo.
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